Cos’è la Skill Matrix
La Skill Matrix è uno strumento visuale che consente di mappare le competenze delle persone rispetto alle attività richieste da un processo, un reparto o un’intera organizzazione. Viene spesso rappresentata come una tabella a doppia entrata: da un lato i nomi delle persone, dall’altro le attività o competenze chiave, con un sistema di punteggio che indica il livello di autonomia o formazione posseduto da ciascuna persona.
In ambito Lean, la Skill Matrix (in italiano chiamata “matrice delle competenze”) è uno strumento fondamentale per la gestione della polivalenza (cioè la capacità di svolgere con successo diverse attività o mansioni), il bilanciamento del carico e la crescita delle persone.
A cosa serve la Skill Matrix
L’obiettivo principale della Skill Matrix è visualizzare in modo chiaro e condiviso le competenze disponibili in un team, per:
- Gestire in modo efficace turni, sostituzioni e rotazioni
- Individuare aree critiche dove una sola persona detiene il know-how (cioè le conoscenze necessarie)
- Pianificare percorsi di formazione mirati e tracciabili
- Supportare l’introduzione di nuovi strumenti o processi
- Favorire la crescita professionale e il coinvolgimento delle persone
Perché è utile
In molte aziende, le competenze risiedono solo nella testa delle persone o dei responsabili, rendendo difficile avere una visione oggettiva della situazione. La Skill Matrix:
- Aumenta la trasparenza, valorizzando ciò che ogni persona sa fare
- Favorisce l’autonomia, riducendo la dipendenza da figure chiave
- Supporta il miglioramento continuo, stimolando l’apprendimento
- Aiuta a gestire i rischi, ad esempio nei periodi di assenza o picchi di lavoro
- È uno strumento base per lavorare sulla flessibilità operativa
Quando adottare questo strumento
La Skill Matrix è particolarmente indicata quando:
- Si vuole migliorare la resilienza del team, cioè la capacità di affrontare e superare situazioni difficili, stress o cambiamenti imprevisti e di riprendersi rapidamente da eventi negativi
- Ci sono difficoltà nella copertura dei ruoli per ferie, assenze o turnover
- Si vogliono pianificare percorsi di crescita con logica e metodo
- C’è l’idea di un progetto di riorganizzazione, Trasformazione Lean o digitalizzazione
- Si vogliono prendere decisioni basate su dati, non solo su percezioni
È utile sia in ambito produttivo (linee, reparti, manutenzione) sia d’ufficio (back office, progettazione, customer service).
Un caso concreto: aumentare la polivalenza in reparto
In un’azienda del settore meccanico, il responsabile produzione aveva difficoltà a organizzare i turni nei momenti di picco stagionale. Solo poche persone sapevano utilizzare alcune linee, e ogni assenza generava ritardi e tensioni.
Con il supporto dei consulenti Sintesia è stata costruita una Skill Matrix per l’intero reparto, mappando 8 linee produttive e 25 operatori. Sono emersi grandi squilibri nella distribuzione delle competenze, con alcune attività coperte solo da 1 o 2 persone.
Grazie alla Skill Matrix, l’azienda ha impostato un piano di formazione incrociata, assegnando obiettivi chiari a ogni team leader. In meno di 6 mesi, è stato possibile raddoppiare il numero di persone competenti su ciascuna linea, migliorando copertura, rotazione e soddisfazione interna.
Come implementare la Skill Matrix nella tua azienda
Hai difficoltà a organizzare i turni di lavoro perché solo alcuni operatori sanno gestire efficacemente specifiche linee? Richiedi un incontro con i nostri consulenti Sintesia: analizzeremo insieme le attività chiave del tuo reparto o ufficio e costruiremo la Skill Matrix più adatta al tuo contesto, impostando anche un piano di sviluppo delle competenze.
