Design, innovazione, qualità. Ideagroup è uno dei gruppi leader in Italia nella produzione di arredo bagno. L’azienda contatta Sintesia perché vuole migliorare le attività di back office dell’ufficio vendite e, di conseguenza, ottenere un miglioramento del servizio al cliente.
Iniziamo, quindi, un progetto di lean office rivolto all’intera struttura commerciale, italiana ed estera. Le attività avrebbero riguardato l’organizzazione, la progettazione e la realizzazione delle vendite e l’assistenza al cliente.
Le fasi del progetto Lean Office in IdeaGroup
Le fasi del progetto sono state le seguenti.
- Realizzare un’analisi precisa del ciclo dell’ordine, mappando la gestione e il trasferimento dell’intero flusso documentale. Siamo partiti, quindi, dal momento in cui arrivava la richiesta di preventivo dal cliente fino alla fatturazione: un processo che coinvolge molte funzioni diverse, ovvero acquisti, vendite, tecnico, logistica e amministrazione.
- Mappare precisamente tutte le attività non a valore, così da ridurre gli sprechi associati al processo.
- Ridurre il lead time dell’ordine, ossia il tempo di attraversamento che intercorre dal momento in cui si riceve un ordine a quello in cui si consegna la merce.
- Re-ingegnerizzare entro la fine del 2020 i processi interni, per creare un sistema sostenibile in cui lo scambio dei documenti comporti bassi impatti organizzativi.
L’implementazione del progetto di Lean Office
Guidati dai consulenti di Sintesia, i due team aziendali che quotidianamente lavorano al processo hanno definito le sue fasi attraverso il Gemba Walk. Ovvero hanno ripercorso tutte le tappe del processo a partire dall’ultima e risalendo fino alla prima, recandosi fisicamente alle postazioni dove avvengono le varie attività.
Successivamente, hanno mappato le attività attraverso il Makigami. Il Makigami è uno strumento essenziale per la mappatura delle attività transazionali all’interno dei processi non tangibili, detti anche “indiretti”.
Per ogni attività sono state evidenziate le metriche più importanti. Oltre a distinguere in modo intuitivo attività e sotto-attività, il Makigami ha reso visibile lo scambio informativo e documentale che avviene tra le funzioni aziendali.
Per ogni attività è stato quindi rilevato il tempo necessario per espletarle, suddividendolo in tempo a valore aggiunto (VA) e in tempo a non valore aggiunto (NVA). Su circa 90 attività mappate, oltre 70 sono state identificate come NVA. Questo ha permesso di lavorare per la loro rimozione.
La situazione futura desiderata punta ad una riduzione del 60% delle attività totali, di cui oltre l’80% non a valore, rivelando già un Pay Back Period di 6 mesi.
