Cos’è il Makigami
Il Makigami è una tecnica visiva di analisi dei processi che si concentra sui flussi informativi e di comunicazione, tipici dei contesti d’ufficio (ma non solo). A differenza di strumenti come la Value Stream Map, pensati per processi produttivi, il Makigami è particolarmente adatto a mappare attività complesse, distribuite tra più ruoli e dipartimenti.
Letteralmente, la parola giapponese Makigami significa “rotolo di carta”: infatti, lo strumento prevede l’utilizzo di grandi fogli o superfici verticali dove visualizzare ogni passaggio del processo esistente, evidenziando chi fa cosa, quando, come e con quali strumenti.
A cosa serve il Makigami
Lo scopo del Makigami è rendere trasparente e condiviso il processo attuale, per:
- Individuare sprechi (muda), colli di bottiglia e ridondanze
- Evidenziare interferenze tra le diverse funzioni aziendali
- Separare attività a valore da quelle che non generano valore
- Progettare una versione migliorata del processo (To-Be)
- Facilitare il coinvolgimento delle persone
Perché è utile
I processi informativi, come ordini cliente, gestione non conformità o lancio di nuovi prodotti, spesso non sono documentati chiaramente. Ogni funzione ne conosce solo una parte, e questo può generare errori, ritardi, e perdita di efficienza.
Il Makigami è uno strumento altamente collaborativo e visivo: coinvolge direttamente le persone dei diversi reparti, promuove l’allineamento, e crea una fotografia condivisa che diventa il punto di partenza per il miglioramento continuo.
Quando utilizzarlo
Il Makigami è particolarmente indicato quando:
- Un processo coinvolge molti ruoli o reparti, spesso anche in sedi diverse
- Ci sono problemi ricorrenti, ma non si riesce a capire dove nascano
- Si vogliono standardizzare le modalità operative
- Bisogna migliorare la comunicazione tra funzioni
- Si vogliono digitalizzare attività oggi gestite in modo destrutturato
È molto efficace anche prima di un progetto di digitalizzazione (es. introduzione di software gestionali), per semplificare il processo prima di automatizzarlo.
Un caso concreto: ridurre i tempi di evasione ordini con il Makigami
In un’azienda del settore arredo, il team commerciale segnalava tempi troppo lunghi per l’evasione degli ordini cliente, con continui rimbalzi tra uffici.
Con il supporto dei consulenti Sintesia, è stato realizzato un Makigami con tutte le persone coinvolte nel processo, dal ricevimento ordine alla conferma di produzione.
Il risultato? 90 attività mappate, di cui più della metà sono state identificate come non a valore aggiunto. Questo ha permesso di ridefinire il processo riducendo notevolmente il numero di passaggi, introducendo un nuovo standard di comunicazione.
Questo ha permesso di ridurre del 40% il tempo necessario per l’evasione degli ordini cliente.
Come implementare il Makigami nella tua azienda
In azienda hai processi troppo complessi, poco trasparenti e ridondanti? Prenota una consulenza con Sintesia: ti aiuteremo a individuare il processo più critico e a costruire insieme il Makigami coinvolgendo le figure chiave della tua azienda.
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