Cos’è il kanban
Il kanban è un termine giapponese che significa “segnale”, ma che a seconda del contesto può indicare elementi fisici, metodi o sistemi molto diversi tra loro.
In questo articolo, esploriamo il significato della parola kanban a seconda del contesto.
Kanban: significato e origini del termine
La parola kanban (pronunciata kàn‑ban) deriva dal giapponese e significa letteralmente “segnale” o “cartellino visivo”. In generale, il termine indica strumenti visivi utilizzati per migliorare il flusso di lavoro. Tuttavia, come anticipato, il suo significato specifico varia in base al contesto.
Cos’è il kanban come cartellino fisico
Nel contesto produttivo o commerciale, il termine kanban è in prevalenza utilizzato per indicare un cartellino cartaceo applicato all’esterno di un contenitore con del materiale di produzione: in ogni cartellino sono riportate informazioni essenziali riguardanti il contenuto del contenitore. A titolo di esempio: codice dell’articolo/componente, descrizione, quantità, processo cliente e processo fornitore.
La particolarità di questi cartellini è che trasmettono delle informazioni non solo tramite il contenuto del cartellino stesso, ma anche attraverso la loro posizione nello spazio:
- Se il cartellino kanban è applicato a un contenitore, serve per dare all’operatore che sta utilizzando quel materiale tutte le informazioni ad esso relative, inclusa qual è la cella di lavoro a cui rivolgersi per ottenere una nuova scorta di materiale una volta terminato il contenitore
- Se il cartellino non è applicato al contenitore, serve per comunicare che è necessario ripristinare il materiale indicato secondo le specifiche riportate nel cartellino stesso (es. materiale e quantità).
Per evitare interpretazioni errate, si specifica che “Ripristinare un materiale” significa riempire nuovamente le scorte di un materiale o di un componente dopo che sono state utilizzate (c.d. “consumate”) e consegnarlo alla cella produttiva che ne ha bisogno, indicata tra le informazioni riportate al suo interno.
Il cartellino kanban cartaceo è l’elemento base di un sistema di gestione di ripristino dei materiali a kanban, spiegato più avanti in questo articolo.
Cos’è il kanban come contenitore
Il termine kanban, oltre a indicare i cartellini kanban, può indicare, per estensione, i contenitori di plastica usati per gestire i materiali a kanban, i c.d. “contenitori kanban”.
Si tratta di contenitori di plastica dura, prodotti in diverse dimensioni e colori, impilabili gli uni sopra gli altri. Le fettangolari o a “bocca di lupo” (cioè con un’apertura parziale anche su uno dei lati corti volti ad agevolare il prelievo dei pezzi in essi contenuti da parte degli operatori.
Per gestire i materiali a kanban non è obbligatorio usare questo tipo di contenitori, ma il loro utilizzo è molto diffuso per la gestione di materiali di piccole o medie dimensioni.
Cos’è un sistema a kanban (sistema di ripristino dei materiali a kanban)
Un sistema a kanban è un sistema di gestione per il ripristino dei materiali che utilizza cartellini kanban. Grazie a questi cartellini, ogni operatore sa che può procedere alla produzione di un determinato componente solo quando riceve alla sua postazione il cartellino kanban relativo a quel componente.
Come funziona un sistema a kanban: esempio pratico passo a passo
Spieghiamo come funziona un sistema a kanban con un esempio. Ipotizziamo un’azienda che produce valige. In questo ambiente abbiamo:
- Mario, che assembla maniglie di diversi colori (rosse, blu, nere) nella cella produttiva “Assemblaggio maniglie”
- Giulia, che assembla le maniglie fornitegli da Mario al corpo delle valigie nella sua cella produttiva “Prodotto finito”.
- Le maniglie assemblate vengono fornite a Giulia da Mario in contenitore con applicato all’esterno il cartellino kanban con le relative informazioni tra cui:
- Nome articolo: Maniglie rosse/blu/nere
- Quantità nel contenitore: 10 maniglie
- Processo fornitore: Assemblaggio maniglie
- Processo cliente (chi è che le utilizza): Prodotto finito
I passaggi della gestione di un sistema a kanban sono i seguenti:
- Giulia ha prelevato l’ultima maniglia di colore rosso dal relativo contenitore che gli era stato fornito da Mario.
- Giulia stacca il cartellino kanban presente sul contenitore delle maniglie rosse (ora vuoto)
- Dal cartellino legge che il processo fornitore è “Assemblaggio maniglie” dove lavora Mario. Lo consegna allora a Mario (direttamente o tramite un addetto).
- Mario riceve il cartellino: è il segnale (kanban, appunto) che Giulia ha bisogno di quelle maniglie lì (rosse) e in quella quantità (10) e si mette ad assemblarle.
- Una volta assemblate, le ripone in un contenitore analogo a quello iniziale, vi applica il cartellino e le fa arrivare a Giulia.
Particolarità di un sistema a kanban
Questo tipo di sistema permette di:
- Far sì che la produzione di ciascun componente sia attivata solo a seguito di un’esigenza reale di quel componente (il contenitore è stato svuotato dalla cella produttiva che la utilizza, vuol dire che è necessario ripristinarlo)
- Poiché l’ordine di produzione viene generato a seguito di un’esigenza di ripristino reale, non è necessaria un’approvazione da parte del responsabile di produzione per ciascun ordine interno
- Gli ordini di produzione vengono trasmessi direttamente tra i reparti/celle interessati al singolo ordine, senza passaggi approvativi o di comunicazione intermedi
- Ciascun operatore ha tutte le informazioni di cui ha bisogno per capire cosa, quando e in quantità produrre semplicemente leggendo le informazioni riportate sul cartellino
Cos’è un materiale a kanban (materiale gestito a kanban)
“Materiali a kanban” (più correttamente, “materiali gestiti a kanban”) è il termine utilizzato per indicare tutti i materiali o componenti che vengono gestiti con un sistema a kanban, spiegato nel paragrafo precedente.
A seconda del processo di cui fanno parte i materiali gestiti a kanban, si parla di:
- Kanban di produzione, quando applicato ai processi produttivi
- Kanban di acquisto, quando usato per gestire i materiali da acquistare da fornitori esterni
- Kanban di movimentazione, per regolare il trasporto dei materiali dal magazzino centrale (o altri luoghi) alle unità produttive o altri magazzini
- Kanban di vendita o distribuzione, quando usato per gestire i materiali venduti o distribuiti verso clienti/distributori esterni.
Cos’è il metodo kanban in ambito produttivo o industriale
Quando si parla di metodo kanban, è importante capire a quale ambito si fa riferimento, se a quello produttivo/industriale o a quello di gestione dei progetti (project management).
Il metodo kanban, quando riferito in ambito produttivo, indica il metodo teorico che regola il funzionamento di un sistema a kanban, descritto in uno dei paragrafi precedenti.
Il metodo è stato teorizzato e sviluppato da Taiichi Ohno, ingegnere industriale che rivoluzionò il sistema produttivo di Toyota portandola a diventare una delle più famose case automobilistiche.
Il metodo definisce sia le regole con cui i cartellini kanban devono essere gestiti, sia quelle più generali volte all’ottimizzazione dei processi. Un esempio è il principio di non consegnare mai pezzi difettosi al processo di cui si è il fornitore.
Per approfondire il metodo, puoi leggere il libro di Taiichi Ohno “Lo spirito Toyota”.
Cos’è il metodo Kanban in ambito project management
Il Metodo Kanban in ambito project management, in particolare dello sviluppo software, indica un metodo di gestione dei progetti tramite elementi visivi.
Tra questi elementi visivi vi sono le lavagne kanban o kanban board, che permettono di visualizzare sia il carico di lavoro sia lo stato di avanzamento delle attività: ogni lavagna viene divisa in tre colonne con le intestazioni “Da fare”, “In corso” e “Fatto”, all’interno delle quali vengono inseriti (e spostati) i post-it o card su cui è riportato il nome dell’attività.
Al di là di questi elementi visuali, il metodo presenta anche una serie di principi volti a una gestione ottimale dei progetti. Ad esempio, la partecipazione attività di tutti nell’individuare possibili margini di miglioramento.
Perché il termine “metodo kanban” è utilizzato in ambito sia produttivo sia di project management ma indica metodi diversi?
Il termine “metodo kanban” indica due metodi diversi a seconda dell’ambito di applicazione perché il metodo Kanban teorizzato nel 2007 da David J. Anderson si ispira proprio al metodo kanban di produzione di Taiichi Ohno, ma applicato alla gestione del lavoro per lo sviluppo software.
In particolare, Anderson ha ripreso il concetto di flusso regolato da segnali visivi e lo ha adattato alla gestione di attività intellettuali, mantenendo però il termine “kanban”. Questa scelta ha portato a una sovrapposizione linguistica che ancora oggi genera equivoci.
Per cercare di distinguere i due approcci, alcuni propongono di scrivere Kanban con la K maiuscola per riferirsi al metodo di Anderson, e kanban con la k minuscola per il metodo di Ohno, ma tale regola non è universalmente adottata e quindi non esiste uno standard condiviso.
Cos’è un software kanban
Un software kanban è un software che unisce i vantaggi del sistema a kanban “fisico” a quelli della digitalizzazione. Poiché, come visto nel paragrafo precedente, vi è confusione tra il metodo kanban applicato alla produzione e il metodo kanban di project management, questa confusione si riflette anche in tema “software kanban”.
Nella ricerca online, c’è chi usa queste parole chiave per trovare software che offrono bacheche digitali per la visualizzazione del flusso di lavoro, utili per finalità di project management, come Trello o Asana. Tecnicamente è sbagliato chiamarli “software kanban” in quanto si tratta di bacheca ispirate alle lavagne kanban, ma che non permettono di rispettare tutti i principi del metodo Kanban teorizzato da Anderson.
In ambito produttivo, il termine viene utilizzato per indicare i software che servono a digitalizzare e tracciare il flusso informativo connesso alla gestione dei materiali a kanban. Anche in questo caso, il termine non è completamente corretto. Il termine esatto sarebbe “software di kanban elettronico” (e-kanban) o “software per l’implementazione di un sistema a kanban elettronico”.
La parola da mille significati
La parola kanban assume diversi significati a seconda del contesto in cui viene usata. Può riferirsi a un semplice cartellino cartaceo, a un sistema di gestione dei materiali e della produzione, a un approccio di gestione delle attività di sviluppo software o ad altri elementi.
Proprio per questo motivo, quando utilizzi questo termine è importante sottolineare l’ambito di applicazione del termine, in modo da assicurarti che il tuo interlocutore sia sintonizzato sulla tua stessa lunghezza d’onda.
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