Giugno 2020

Il lean design di Ideagroup

Misurare le attività non a valore nell’area servizi

Il Makigami, uno strumento essenziale per la mappatura delle attività transazionali all’interno dei processi non tangibili

Design, innovazione, qualità. Ideagroup è uno dei gruppi leader in Italia nella produzione di arredo bagno. Sintesia Srl è stata scelta dal gruppo per un progetto di lean office rivolto all’intera struttura commerciale, italiana ed estera. In particolare, il progetto è volto al miglioramento delle attività di back office dell’ufficio vendite, ossia l’organizzazione, la progettazione e la realizzazione delle vendite e l’assistenza al cliente.

Se l’obiettivo finale rimane sempre il miglioramento del servizio al cliente, gli obiettivi puntali del progetto sono stati:

  • realizzare un’analisi precisa del ciclo dell’ordine mappando la gestione e il trasferimento dell’intero flusso documentale (dall’arrivo della richiesta preventivo ovvero dell’ordine cliente fino alla fatturazione);
  • ridurre gli sprechi associati al processo, mappando precisamente tutte le attività non a valore aggiunto;
  • ridurre il Lead Time dell’ordine, ossia il tempo di attraversamento che intercorre dal momento in cui si riceve un ordine a quello in cui si consegna;
  • reingegnerizzare entro la fine del 2020 i processi interni, per creare un sistema sostenibile in cui lo scambio dei documenti che coinvolge più funzioni – acquisti, vendite, tecnico, logistica e amministrazione – comporti bassi impatti organizzativi.

Guidati dal consulente Sintesia, i gruppi di lavoro, formati dai due team aziendali che quotidianamente lavorano al processo, hanno definito le sue fasi attraverso il Gemba Walk e mappato le attività attraverso il Makigami, evidenziando per ogni attività le metriche più importanti.

Con il Makigami, è stato possibile distinguere in modo intuitivo attività e sotto-attività della Value Stream, rendendo visibile lo scambio informativo e documentale che avviene tra le funzioni aziendali e regalando una visione immediata delle attività. Per ogni attività è stato quindi rilevato il tempo necessario, suddividendolo in tempo a valore aggiunto (VA) e in tempo a non valore aggiunto (NVA) ed evidenziando, su circa 90 attività, oltre 70 NVA.

Il metodo è stato usato in combinazione con la Spaghetti Chart, per il rilievo delle movimentazioni all’interno del flusso fisico degli ordini, l’ABC degli Sprechi e l’Analisi 5 Perché.

La situazione futura desiderata punta ad una riduzione del 60% delle attività totali, di cui oltre l’80% non a valore, rivelando già un Pay Back Period di 6 mesi.


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